学会発表支援制度

学会発表支援経費申請

令和6年度の学会発表支援制度について

令和6年度の受付を開始しました。

担当：学生支援

支援方針

申請の流れ

１．出張前に学会発表支援申請シートに入力し、その他の必要書類（出張に関する根拠書類）と合わせて提出
  • 提出書類はこのページの下部をご覧ください。
  • 申請書の指導教員の押印は当面不要としますが、内容について先生の確認を得たうえで提出してください。
  • 書類は≪学内公募支援システム（u-Rad）≫にて提出してください。（統一認証ＩＤが必要です。提出後の追加アップロードを希望する場合は学生支援へメールにてご一報ください。）
  • 提出方法：「情報学学位プログラム/図書館情報メディア研究科　学会発表支援」　を選択し、必要事項を入力のうえ、書類をアップロードして下さい。
  • 申請書、出張届、チェックリスト以外の添付書類についてはPDF化してください。
  • 出張開始日の２週間前までに提出してください。（オンライン開催の場合は開催１週間前まで）
  • 海外出張で仮払いを希望される場合は、出張の1か月前までに提出してください。
  • データ及び書類が不備なく提出された時点で申請の受付完了となります。

※学位プログラム/研究科外の組織が提供する支援プログラムに応募されている場合は、採否が決定次第、速やかに通知（写）を学生支援に提出してください。

２．発表までの期間にすべきこと
３．出張（学会発表）
４．出張後の必要書類（出張の事実確認のための根拠書類）を提出
  • 発表終了後、速やかに提出してください。出張終了日翌日から１週間程度、遅くとも２週間以内に必要書類を窓口もしくは郵送にて提出し、手続きを済ませてください。
  • 郵送の場合は事前にPDF等を提出し、確認を受けてください。
  • 提出書類はこのページの下部（必要書類一覧）をご覧ください。
５．学会発表支援経費の支払い

手続きが完了後、通常約１〜２か月後に支払いとなります。

  • 時期によっては支払いまでにそれ以上の時間を要する場合があります。
  • 参加費及び旅費は支払い時期が異なることがあります。
  • 学生発表支援経費が支払われるまでの期間に改姓・振込先口座の内容変更等をされる場合には、必ずお申し出ください。

必要書類一覧

提出時期 必要書類 国内出張 海外出張 オンライン学会参加費 英文校閲（支払い前の場合） 英文校閲（立替払の場合）
学会前 1 学会発表支援申請書 ○ ○ ○ ○ ○
2 出張届（上記1の別シート） ○ ○ 　 　 　
3 学会発表支援申請の出張前チェックリスト（上記1の別シート） ○ ○ 　 　 　
4 学会詳細（学会名、全日の日時、場所）が確認できるもの（学会WEBページをPDF化したもの） ○ ○ ○ ○ ○
5 学会のプログラム（「筑波大」等所属と発表者氏名が記載されているもの、該当箇所にマーカーを入れること） ○ ○ ○ 　 　
6 （学会のプログラムを2週間前までに提出できない場合）発表が決定したメールをPDF化したもの ○ ○ 　 　 　
7 論文を投稿していることがわかるもの 　 　 　 ○ ○
8 参加費一覧（該当箇所にマーカーを入れること） ○ ○ ○ 　 　
9 （査読付の場合）発表する論文が査読付であることが確認できるもの ○ ○ ○ 　 　
10 （国際会議の場合）輸出管理に関する確認シート【技術提供】※1　 ○ 　 ○ 　 　
11 （大学に振込先の登録がない場合）振込先登録システムから振込先口座を入力 ○ ○ ○ 　 ○
12 （学位プログラム/研究科外の組織が提供する支援プログラムに申請されている場合）支援団体に受理された事実が確認できる書類 　 ○ 　 　 　
13 10.で申請したTExCOから「リファレンス番号」を取得し、TRIPに入力。   ○      
14 日程表（TRIPで作成）　作成例
※リファレンス番号を入力し状態が「完了」となったものを提出。		   ○      
15 航空運賃見積書 　 ○ 　 　 　
16 フライトスケジュール 　 ○ 　 　 　
17 OSSMAの会員登録画面（OSSMA LOCATORウェブサイトの会員登録情報） 　 ○ 　 　 　
18 海外旅行保険加入の写し 　 ○ 　 　 　
学会後 19 学会発表支援申請の出張後チェックリスト ○ ○ 　 　 　
20 出張報告書（上記19の別シート）　記入例 ○ ○ 　 　 　
21 （宿泊した場合）宿泊先領収書原本 ○ ○ 　 　 　
22 （航空機利用時）航空運賃領収書原本 ○ ○ 　 　 　
23 （航空機利用時）搭乗券半券 ○ ○ 　 　 　
24 （利用した場合）公共交通機関の領収書原本（国内のバス、海外のバス電車等） ○ ○ 　 　 　
25 OSSMA領収書 　 ○ 　 　 　
26 私金立替払請求書（OSSMA分） 　 ○ 　 　 　
27 参加費領収書（クレジットカード払いの場合は、カード明細の提出が必要） ○ ○ ○ 　 　
28 私金立替払請求書（参加費分） ○ ○ ○ 　 　
英文校閲後 29 英文校閲の見積書・納品書・請求書 　 　 　 ○ ○
30 英文校閲後の論文（英文校閲箇所がわかるもの、論文表紙に納品日を記入し、署名すること） 　 　 　 ○ ○
31 英文校閲領収書（クレジットカード払いの場合は、カード明細の提出が必要） 　 　 　 　 ○
32 私金立替払請求書（英文校閲費分） 　 　 　 　 ○
33 （支払日から申請書提出までに2週間経過した場合）申立書 　 　 　 　 ○

※1　指導教員に輸出管理システム(TExCO)から申請してもらい、承認された後にTExCOから出力できるようになる「確認シート」を提出してください。事前確認シートに「リファレンス番号」が出力できるようになるまで数日～1か月程度かかる場合もあります。

【問い合わせ先】
図書館情報エリア支援室 学生支援
月〜金 ：8:50〜12:15　13:15〜17:00 （祝祭日は除く）
電話: 029-859-1130, 029-859-1131
FAX: 029-859-1453
E-mail: tosyoss-gakuseiあっとun.tsukuba.ac.jp(“あっと”を修正して送ってください)